Δημιουργία ειδοποίησης διακοπών στο Outlook - Δείτε πώς
Ορισμός ειδοποίησης διακοπών: Στο Microsoft Outlook, μπορείτε να απαντάτε αυτόματα σε εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια ειδοποίηση διακοπών, εάν δεν είστε διαθέσιμος για μεγάλο χρονικό διάστημα. Θα σας δείξουμε δύο τρόπους για να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις διακοπών.
1. Outlook: Γρήγορα στο σημείωμα διακοπών μέσω "Αυτόματων απαντήσεων"
Αν θέλετε να δημιουργήσετε μια σημείωση εκτός γραφείου στο Outlook χωρίς ειδικούς κανόνες, αυτό μπορεί να γίνει αρκετά γρήγορα μέσω των "Αυτόματων απαντήσεων". Οι ακόλουθες οδηγίες λειτουργούν με όλες τις τρέχουσες εκδόσεις του Outlook.
- Ξεκινήστε το Outlook και κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στην επάνω αριστερή γωνία.
- Στην ενότητα "Πληροφορίες λογαριασμού" κάντε κλικ στο κουμπί "Αυτόματες απαντήσεις".
- Εδώ μπορείτε να επιλέξετε την περίοδο αποστολής της ειδοποίησης απουσίας. Για να το κάνετε αυτό, ενεργοποιήστε την επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων" και ορίστε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Αν δεν εισαγάγετε τίποτα εδώ, η αυτόματη απάντηση θα σταλεί αμέσως και "για πάντα".
- Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για επιχειρήσεις, έχει επίσης νόημα να δημιουργήσετε μια κάπως χαλαρή έκθεση απουσιών για τους συναδέλφους σας ("Μέσα στον οργανισμό μου") και μια πιο επίσημη για τις επαφές στις επιχειρήσεις ("έξω από την οργάνωσή μου").
- Στο κείμενο θα πρέπει να αναφέρετε την ημερομηνία λήξης των διακοπών σας ή την απουσία σας. Είναι επίσης μια καλή ιδέα να διοριστεί ένας εκπρόσωπος για τις άδειες λειτουργίας των επιχειρήσεων ότι η επαφή σας μπορεί να επικοινωνήσει για επείγοντα θέματα.
- Με το "OK" επιβεβαιώνετε την ειδοποίηση διακοπών. Όλα τα μηνύματα από την ώρα έναρξης θα απαντηθούν τώρα με το κείμενο που έχετε εισάγει.
Δείγμα κειμένου για σημειώσεις εκτός γραφείου
- Μπορείτε να διατυπώσετε την απουσία σας σύμφωνα με το σχέδιο στο screenshot.
- Στη συλλογή φωτογραφιών μας θα βρείτε επίσης άλλα πρότυπα για σημειώσεις διακοπών.
2. Καθορίστε την ειδοποίηση διακοπών του Outlook κατά κανόνα
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν κανόνα για τη δημιουργία σημειώσεων γραφείου. Αυτό είναι λίγο πιο περίπλοκο, αλλά σας επιτρέπει επίσης να στέλνετε διαφορετικά ηλεκτρονικά μηνύματα εκτός γραφείου για διαφορετικούς παραλήπτες. Οι οδηγίες ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς ανάλογα με την έκδοση του Office.
- Αφού ξεκινήσετε το Outlook, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο". Η κατηγορία "Πληροφορίες" θα πρέπει ήδη να επιλεγεί εδώ.
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων" παρακάτω. Ανοίγει ένα νέο παράθυρο.
- Στην καρτέλα "Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" βρίσκεται το στοιχείο "Νέο κανόνα". Επιλέξτε "Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω" εδώ.
- Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τις περιπτώσεις για τις οποίες οι αποστολείς (με συγκεκριμένες λέξεις, για παράδειγμα) πρέπει να στείλουν την ειδοποίηση διακοπών. Αν θέλετε να αποστέλλεται το μήνυμα εκτός γραφείου σε όλους τους αποστολείς των μηνυμάτων που έχετε λάβει, επιλέξτε "Μέσω λογαριασμού λογαριασμού λογαριασμού" και επιλέξτε το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε (σε περίπτωση που διαχειρίζεστε πολλούς λογαριασμούς με το Outlook).
- Στο επόμενο παράθυρο, επιλέξτε τι θα συμβεί στο ληφθέν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να απαντήσετε σε αυτά με ένα πρότυπο, πρέπει να επιλέξετε "απάντηση με ένα συγκεκριμένο πρότυπο". Για να επιλέξετε το πρότυπο (αρχείο Word), κάντε κλικ στο μπλε κείμενο ("ενός συγκεκριμένου προτύπου"). Η ειδοποίηση διακοπών είναι τώρα ενεργή.
Σε αυτή την πρακτική συμβουλή, μπορείτε να διαβάσετε πώς να ρυθμίσετε την αυτόματη προώθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.