Πρόσβαση στο Tutorial: Τα βασικά που εξηγούνται

Θέλετε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων με την Access για πρώτη φορά; Σε αυτό το σεμινάριο εξηγούμε τα πιο σημαντικά βασικά και τους όρους από την Access Version 2010.

Δομή μιας βάσης δεδομένων της Access

Εκτός από τους πίνακες, τα ερωτήματα, οι φόρμες, οι αναφορές, οι μακροεντολές και οι ενότητες χρησιμοποιούνται στην Access.

Όλα τα δεδομένα οργανώνονται αρχικά σε πίνακες. Ένας πίνακας μπορεί να περιέχει διευθύνσεις ή πληροφορίες για το άρθρο, για παράδειγμα. Τα δεδομένα διατηρούνται σε στήλες και σειρές.
Οι σειρές ονομάζονται εγγραφές και οι στήλες ονομάζονται πεδία.
Με ερωτήματα μπορείτε να φιλτράρετε, να συνδυάσετε ή να υπολογίσετε τα δεδομένα που περιέχονται στους πίνακες. Για το σκοπό αυτό, διάφοροι πίνακες συνδέονται μεταξύ τους μέσω σχέσεων, εάν είναι απαραίτητο.
Τα δεδομένα εισάγονται από τον αντίστοιχο χρήστη σε φόρμες. Τα δεδομένα μπορούν επίσης να προβληθούν σε μορφές. Μπορείτε να έχετε αποτελέσματα αναζήτησης ερωτήσεων σε φόρμες.
Οι αναφορές είναι παρόμοιες με τις φόρμες και χρησιμοποιούνται για εκτύπωση.
Οι μακροεντολές χρησιμοποιούνται για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών εργασίας. Ορισμένες ενέργειες, όπως εντολές μενού, μπορούν να πραγματοποιηθούν αυτόματα το ένα μετά το άλλο.
Στις ενότητες, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λειτουργίες και τις διαδικασίες που έχετε προγραμματίσει χρησιμοποιώντας τον VBA.

Σχεδιάστε μια βάση δεδομένων της Access

Μια βάση δεδομένων αρχίζει στο κεφάλι σας. Είναι σημαντικό να καθορίσετε εκ των προτέρων τη δομή.

Σκεφτείτε ποια δεδομένα (π.χ. άρθρα, παραγγελίες, πληροφορίες πελατών) θα πρέπει να περιέχουν τη βάση δεδομένων σας.
Διαχωρίστε τις διάφορες ημερομηνίες σε θέματα. Κάθε θέμα καταγράφεται αργότερα σε ξεχωριστό πίνακα.
Προσδιορίστε ποιες πληροφορίες πρέπει να αποθηκεύονται σε κάθε πίνακα. Σε έναν πίνακα με άρθρα, για παράδειγμα, χρειάζεστε το όνομα του άρθρου, τον αριθμό του άρθρου και την τιμή ως επικεφαλίδες στηλών.
Για να αποφύγετε διπλές εγγραφές δεδομένων, ορίστε ένα λεγόμενο πρωτεύον κλειδί. Αυτό εξασφαλίζει ότι δεν μπορούν να προκύψουν ακόμη και πλεονάζοντα δεδομένα. Για τα άρθρα, ο αριθμός του άρθρου θα είναι το πρωτεύον κλειδί.
Ορίστε τις σχέσεις μεταξύ των επιμέρους πινάκων. Για να δημιουργήσετε αργότερα ερωτήματα από διαφορετικούς πίνακες, οι πίνακες πρέπει να συνδέονται. Κατά την παραγγελία, για παράδειγμα, καταγράφονται επίσης αριθμοί αντικειμένων. Έτσι, η σχέση μεταξύ του πίνακα στοιχείων και του πίνακα παραγγελιών θα είναι το πεδίο Αριθμός στοιχείου.

Εμφανίσεις σε μια βάση δεδομένων της Access

Έχετε πάντα τουλάχιστον δύο διαφορετικούς τύπους προβολών για κάθε αντικείμενο.

Στην προβολή Σχεδίαση, καθορίζετε ποια πεδία να χρησιμοποιήσετε και να ορίσετε επιλογές. Σχεδιάζετε την προβολή σε φόρμες και αναφορές.
Η προβολή φύλλου δεδομένων δείχνει τα περιεχόμενα των πινάκων και τα αποτελέσματα των ερωτημάτων.
Για τις φόρμες και τις αναφορές, τα δεδομένα εμφανίζονται στην προβολή φόρμας ή αναφοράς.

Δημιουργήστε την πρώτη απλή βάση δεδομένων της Access

Η αρχή κάθε βάσης δεδομένων είναι ο πίνακας.

Από το μενού "Κατασκευή", μεταβείτε στο κουμπί "Σχεδίαση πίνακα".
Εισαγάγετε το όνομα των πεδίων στη στήλη "Όνομα πεδίου". Ονομάστε τα πεδία, π.χ. το όνομα του άρθρου, τον αριθμό του άρθρου κ.λπ.
Κατόπιν ορίζετε τον τύπο δεδομένων. Στην περίπτωση ενός ονόματος άρθρου, το πεδίο κειμένου είναι μια καλή επιλογή. Η πρόσβαση σας παρέχει μια επιλογή εδώ.
Αν μεταβείτε στην προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να εισάγετε δεδομένα δοκιμής.
Εάν έχετε δημιουργήσει διάφορους πίνακες, τώρα ορίστε σχέσεις μεταξύ των πινάκων. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το κουμπί "Σχέσεις" στην καρτέλα "Εργαλεία βάσης δεδομένων".
Με το ποντίκι μπορείτε να σχεδιάσετε μια γραμμή μεταξύ των πεδίων.
Για να εμφανίσετε φιλτραρισμένα δεδομένα σε μια φόρμα ή αναφορά, επιλέξτε την εντολή "Σχεδίαση ερωτήματος" στην καρτέλα "Δημιουργία". Προσθέστε έναν ή περισσότερους πίνακες από τους οποίους θέλετε να χρησιμοποιήσετε πεδία κάνοντας κλικ.
Επιλέξτε τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από τους πίνακες. Είτε σύρετε ένα πεδίο από τη λίστα σε μια κενή στήλη είτε κάντε διπλό κλικ σε μια καταχώρηση στη λίστα.
Εάν χρησιμοποιείτε περισσότερους πίνακες, βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τις σχέσεις σωστά.
Αποθηκεύστε το τραπέζι.
Για να δημιουργήσετε μια φόρμα, μεταβείτε στην καρτέλα "Δημιουργία" και επιλέξτε "Σχεδιασμός Φόρμας".
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Προσθήκη υφιστάμενων πεδίων" στην ομάδα "Εργαλεία". Τώρα επιλέξτε τα πεδία από τους πίνακες ή το ερώτημα που μόλις δημιουργήσατε και τοποθετήστε τα στο σχέδιο.
Τώρα έχετε δημιουργήσει την πρώτη σας απλή βάση δεδομένων στην Access.

Στην επόμενη πρακτική συμβουλή, θα διαβάσετε πώς να πραγματοποιήσετε ένα ερώτημα crossstab στην Access.