Χρησιμοποιήστε το Excel ως βάση δεδομένων - πώς λειτουργεί
Εάν χρειάζεστε μόνο μια μικρή βάση δεδομένων χωρίς σύνθετα ερωτήματα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Excel ως βάση δεδομένων. Έτσι εξοικονομείτε το κόστος για την πρόσβαση στο MS Office και μπορείτε να διαχειριστείτε τα δεδομένα σας σχετικά καλά.
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων στο Excel
Στο μικρό μας παράδειγμα, δημιουργούμε μια βάση δεδομένων προμηθευτών.
- Αφού εξετάσετε ποιες πληροφορίες θα πρέπει να διαχειρίζονται στη βάση δεδομένων, κατανείμετε τα δεδομένα με ευαισθησία στις στήλες.
- Εάν είναι δυνατόν, πρέπει πάντα να τοποθετήσετε τα δεδομένα για τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε ερωτήματα σε ξεχωριστή στήλη.
- Παρέχουμε τις αντίστοιχες στήλες με αυτοψήφιες επικεφαλίδες όπως όνομα προμηθευτή, δρόμο, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη, πρόσωπο επικοινωνίας, αριθμός τηλεφώνου, προμηθευτή από τον προμηθευτή, χρόνος παράδοσης, εκπτώσεις κ.ο.κ.
- Στην πρώτη στήλη βάζουμε έναν εσωτερικό αριθμό προμηθευτή. Για να μπορείτε να αντιστοιχίσετε τους αριθμούς ταυτότητας αργότερα, αποτελείται από ένα ή περισσότερα γράμματα, ανάλογα με τον αριθμό των πινάκων που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, με έναν διαδοχικό αριθμό. Τα γράμματα είναι συντομογραφίες για τους αντίστοιχους πίνακες. Στον πίνακα προμηθευτή θα ήταν συνεπώς L.
Η βάση δεδομένων λειτουργεί στο Excel
Στο Excel δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ερωτήματα SQL τόσο περίπλοκα όσο στην Access, αλλά το υπολογιστικό φύλλο έχει επίσης κάποιες λειτουργίες βάσης δεδομένων.
- Για να αποκτήσετε πρόσβαση στις λειτουργίες της βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στην καρτέλα "Φόρμες".
- Επιλέξτε το κουμπί "Εισαγωγή λειτουργιών" στη κορδέλα.
- Κάτω από τη λειτουργία "Εισαγωγή" θα βρείτε την επιλογή "Βάση δεδομένων" στο αναπτυσσόμενο μενού "Επιλογή κατηγορίας".
- Οι λειτουργίες βάσης δεδομένων που είναι διαθέσιμες στο Excel εμφανίζονται στην ενότητα "Επιλογή λειτουργίας".
- Εάν κάνετε κλικ στις μεμονωμένες λειτουργίες, θα λάβετε μια εξήγηση για το τι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη λειτουργία της αντίστοιχης βάσης δεδομένων.