Outlook: Δημιουργία λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από υπολογιστικό φύλλο Excel - πώς λειτουργεί

Σε αυτή την πρακτική συμβουλή, θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας από έναν πίνακα διευθύνσεων του Excel στο Outlook.

Βήμα 1: Προσαρμόστε τη λίστα διευθύνσεων του Excel για τη λίστα διανομής του Outlook Mail

Προτού εισαγάγετε τη λίστα επαφών σας στο Outlook, πρέπει πρώτα να την προετοιμάσετε. Διαφορετικά, το Outlook δεν μπορεί να χειριστεί το υπολογιστικό φύλλο. Το ακόλουθο παράδειγμα βασίζεται στο Office 2007, οι διαφορές στο Office 2010 αναφέρονται στο κείμενο. Θα εξηγήσουμε εκ νέου τα μεμονωμένα βήματα στη συλλογή εικόνων παρακάτω.

1. Επιλέξτε όλες τις σειρές και τις στήλες που θέλετε να εισαγάγετε.
2. Στην κορδέλα κάτω από τους "Φόρμες" θα βρείτε το στοιχείο "Ορισμός ονομάτων".
3. Εδώ μπορείτε να ονομάσετε τις σημειωμένες εγγραφές δεδομένων σας (βλ. Εικόνα). Για παράδειγμα, επιλέξτε ένα όνομα όπως "Επαφές" και κάντε κλικ στο OK.
4. Αποθηκεύστε τη λίστα ως αρχείο "xls" ή ως csv. Το Outlook ενδέχεται να μην "κατανοεί" τη νεότερη μορφή xlsx.
5. Η λίστα διευθύνσεών σας είναι τώρα έτοιμη για εισαγωγή στο Microsoft Outlook. Τώρα κλείστε το Excel.

Βήμα 2: ενσωμάτωση του πίνακα Excel στο Outlook

Τώρα μπορείτε να εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο Outlook ως εξής:

1. Outlook 2007: Ανοίξτε την καρτέλα "Έναρξη" και κάντε κλικ στο "Εισαγωγή / Εξαγωγή ...". Στο Outlook 2010 μπορείτε να μεταβείτε στο παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή" μέσω του "Αρχείο | Άνοιγμα".
2. Ανοίγει ο "Βοηθός εισαγωγής / εξαγωγής". Στη λίστα, επιλέξτε "Εισαγωγή από άλλα προγράμματα ή αρχεία" και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
3. Στο παράθυρο που ακολουθεί, επιλέξτε "Microsoft Excel". Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Επόμενο" επιβεβαιώνεται η καταχώρησή σας.
4. Μεταβείτε στην επιλογή "Περιήγηση ..." και επιλέξτε την προηγούμενη αποθηκευμένη λίστα του Excel. Εάν θέλετε να αποφύγετε την αναπαραγωγή διπλότυπων από τη λίστα που δημιουργείτε, πρέπει επίσης να ελέγξετε την επιλογή "Μην εισάγετε διπλότυπα".
5. Επιλέξτε "Επαφές" ως φάκελο προορισμού.
6. Σημειώστε τη γραμμή "Εισαγωγή επαφών στο φάκελο: Επαφές". Εάν στο πρώτο βήμα έχετε ορίσει ένα διαφορετικό όνομα, θα εμφανιστεί αυτό αντί για "Επαφές". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Χάρτης (προσαρμοσμένα)".
7. Στην αριστερή πλευρά μπορείτε τώρα να δείτε τις τιμές σας από τον πίνακα. Τώρα τα αντιστοιχίστε στα πεδία που βρίσκονται στη δεξιά πλευρά χρησιμοποιώντας τη μεταφορά και απόθεση. Παράδειγμα: Ορίζετε το όνομα "Tony Stark" στο πεδίο "Όνομα". Η σχετική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκεται στην ενότητα "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο". Μπορείτε φυσικά να ορίσετε και άλλες τιμές όπως διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, φαξ κ.λπ.
8. Επιβεβαιώστε την καταχώρησή σας με το Ok και κάντε κλικ στο "Finish".
9. Τώρα έχετε εισαγάγει τη λίστα διευθύνσεων από το Excel στο Outlook.

Βήμα 3: Δημιουργία λίστας αλληλογραφίας

Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής. Σε νεότερες εκδόσεις του Outlook, αυτή η λίστα ονομάζεται "ομάδα επαφών".

• Στην ενότητα "Αρχείο" μεταβείτε στην επιλογή "Νέα" και επιλέξτε "Λίστα διανομής" (Outlook 2007). Στο Outlook 2010 δημιουργείτε μια λίστα διανομής μέσω της καταχώρησης "Επαφές" (κάτω αριστερά) και στη γραμμή μενού "Νέα ομάδα επαφών".
• Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή μελών" και επιλέξτε "Επαφές" στα δεξιά του πλέγματος βιβλίου διευθύνσεων.
• Τώρα μπορείτε να προσθέσετε οποιονδήποτε αριθμό επαφών που έχουν εισαχθεί στη λίστα. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας με το Ok.
• Τώρα μπορείτε να ονομάσετε τη λίστα διανομής. Επιβεβαιώστε την καταχώρηση σας με "Αποθήκευση & Κλείσιμο".

Σημείωση: Αυτή η πρακτική συμβουλή πραγματοποιήθηκε με το Excel 2007 και το Outlook 2007. Ανάλογα με την έκδοση, τα μεμονωμένα βήματα ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς από τις οδηγίες.

Αυτή η πρακτική συμβουλή εξηγεί τον τρόπο ρύθμισης μιας δεύτερης ζώνης ώρας στο Outlook.