Δημιουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας με το Word - οδηγός
Η λειτουργία επιστολής φόρμας στο Word είναι σίγουρα μία από τις πιο δημοφιλείς λειτουργίες επεξεργασίας κειμένου. Αν έχετε λίγη εξοικείωση με αυτό, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε εκατοντάδες γράμματα με μερικά μόνο κλικ στο μέλλον.
Η διαδρομή προς το μαζικό έγγραφο
Η επιστολή τύπου αποτελείται από δύο μέρη, το κύριο έγγραφο - το οποίο είναι γενικά το ίδιο για όλους τους παραλήπτες και τα μεμονωμένα δεδομένα των μεμονωμένων παραληπτών. Τρία κλικ του ποντικιού είναι όλα που χρειάζεται για να φτάσετε στο σωστό μενού.
- Αρχικά, επιλέξτε το στοιχείο μενού "Αποστολή" στην καρτέλα "Word".
- Στη συνέχεια, ανοίξτε το υπομενού στην ομάδα "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας".
- Για τις πρώτες επιστολές σας, πρέπει να αναθέσετε στον "Βοηθό συγχώνευσης αλληλογραφίας".
Ο Βοηθός συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Word - ένα χρήσιμο βοήθημα για τις πρώτες προσπάθειές σας
- Πρώτα πρέπει να επιλέξετε έναν τύπο εγγράφου στον Βοηθό συγχώνευσης αλληλογραφίας - στην περίπτωση μας "γράμματα".
Το έγγραφο εκκίνησης - η βάση για την επιστολή σας
Το αρχικό ή το κύριο έγγραφο είναι το πραγματικό γράμμα στο οποίο θα προσθέσετε αργότερα τη λίστα παραληπτών. Και πάλι, έχετε διάφορες επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε:
- Συνεχίζετε την εργασία σας με το έγγραφο του Word που είναι ήδη ανοιχτό.
- Επιλέξτε ένα πρότυπο και τροποποιήστε το σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
- Ανοίγετε μια επιστολή που έχει ήδη δημιουργηθεί.
Η λίστα παραληπτών - το σημαντικότερο μέρος των σειριακών εγγράφων
Με καλά δομημένες λίστες παραληπτών, θα εξοικονομήσετε πολλή δουλειά στο μέλλον. Επομένως, θα πρέπει να πάρετε μερικά λεπτά νωρίτερα και να σκεφτείτε προσεκτικά ποιοι συνδυασμοί δεδομένων έχουν την πιο νόημα για τους σκοπούς σας. Πρέπει να υπάρχουν πολλοί κατάλογοι ή μόνο ένας και ποια δεδομένα πρέπει να καταγράφονται σε κάθε περίπτωση. Όσο πιο συγκεκριμένα σχεδιάζετε εκ των προτέρων, τόσο πιο ομαλά θα είναι οι επιστολές τύπου αργότερα. Ο Βοηθός συγχώνευσης αλληλογραφίας σας προσφέρει πρόσβαση σε διάφορες πηγές δεδομένων:
- Επιλέγετε μια υπάρχουσα λίστα παραληπτών.
- Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις επαφές του Outlook.
- Δημιουργείτε τώρα μια νέα λίστα.
Τα τελευταία βήματα - τα μεμονωμένα μέρη γίνονται το σειριακό γράμμα
Αφού έχετε επιλέξει τα σωστά εξαρτήματα, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να τα τοποθετήσετε σε μορφή επιστολής.
- Πρώτα απ 'όλα, τοποθετήστε το μπλοκ διευθύνσεων στον τόπο που παρέχεται στο έγγραφό σας.
- Κάνετε το ίδιο με τη γραμμή χαιρετισμού.
- Αυτό συνήθως αρκεί, αλλά φυσικά μπορείτε να προσθέσετε και άλλα πεδία αν θέλετε. Όταν έχετε εισάγει όλα τα πεδία, η επιστολή σας είναι έτοιμη.
Βεβαίως, θα βρείτε όχι μόνο τη λειτουργία επιστολών φόρμας στο MS Office, αλλά και σε άλλα πακέτα γραφείων, όπως το Open Office ή το Libre Office. Αυτές οι οδηγίες δημιουργήθηκαν με το Word 2010.