Email Netiquette: Πώς να το κάνετε σωστά
Στις προσωπικές συνομιλίες, οι παρεξηγήσεις είναι λιγότερο συχνές από ό, τι στην ηλεκτρονική αλληλογραφία. Με τις συμβουλές μας σχετικά με τη μη ετικέτα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επιτύχετε σεβαστή επικοινωνία στο Διαδίκτυο.
Μη ετικέτα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: με αυτόν τον τρόπο δημιουργείτε καλή εντύπωση όταν απευθύνεστε στο άτομο
Ένας πολύ χαλαρός τόνος στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να φτάσει γρήγορα στον παραλήπτη ως ασέβεια ή προσβλητικό.
- Ειδικά στην επαγγελματική αλληλογραφία, η ευγένεια είναι ο φιλόδοξος και ο τέλειος. Απευθυνθείτε στον παραλήπτη απαλά και τελειώστε με ένα ωραίο χαιρετισμό. Δεν είναι πρόβλημα αν αποκλίνετε λίγο από τα τώρα μάλλον σκονισμένα πρότυπα "Αγαπητέ ..." ή "Καλή τιμή".
- Αν είστε ήδη εξοικειωμένοι με το άτομο, επιλέξτε το πιο προσωπικό χαιρετισμό "Hello Mr. / Hello Mrs.". Θα πρέπει να αποφύγετε αυτήν τη φόρμα την πρώτη φορά που επικοινωνείτε μαζί μας. Για να αποφύγετε την άκαμπτη "Αγαπητέ", γράψτε "Καλή μέρα κ. / Καλημέρα κα".
- "Θερμές ευχές", "Πολλοί χαιρετισμοί" ή "Καλές χαιρετισμοί" επιτρέπονται σίγουρα ως χαιρετισμός κλεισίματος.
- Στην επιχείρηση, θα πρέπει να αποφύγετε αυτό που δεν αποτελεί πρόβλημα στην ιδιωτική κίνηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι συντομογραφίες MfG (Με ειλικρίνεια) ή η LG (Χαιρετισμοί) μεταφέρουν στον παραλήπτη ότι δεν παίρνετε ούτε αρκετό χρόνο για να γράψετε τις λέξεις. Είναι καλύτερο να δημιουργήσετε μια κατάλληλη υπογραφή για τα μηνύματα. Στη συνέχεια, μπορείτε να τα προσθέσετε αυτόματα σε κάθε αλληλογραφία.
Σημαντικό θέμα για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Ένα θέμα πρέπει να αφήνει αμέσως στον αναγνώστη να γνωρίζει το περιεχόμενο. Αυτό ισχύει για αποστολές ηλεκτρονικών συναλλαγών και ιδιωτικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Η γραμμή θέματος έχει πολλές σημαντικές λειτουργίες:
- Πολλοί παραλήπτες σαρώνουν πρώτα τα εισερχόμενα για να φιλτράρουν τα σημαντικά μηνύματα από την πλημμύρα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα μηνύματα χωρίς θέμα δεν εμφανίζονται καθόλου σε ένα πλήρες φάκελο εισερχομένων και συχνά αγνοούνται.
- Εάν δεν υπάρχει σαφές θέμα, συνήθως θα πρέπει να περιμένετε περισσότερο για μια απάντηση. Επιπλέον, δημιουργείται η εντύπωση ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και πολλά προγράμματα αλληλογραφίας φιλτράρουν τέτοιου είδους μηνύματα κατευθείαν στον φάκελο spam.
- Ένα άλλο πλεονέκτημα είναι ότι τα αποθηκευμένα μηνύματα μπορούν να βρεθούν πιο γρήγορα αν έχουν ένα θέμα.
Εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Οι λέξεις στο κεφάλαιο και τα μικρά γράμματα είναι ταμπού
Δεν είναι μόνο για λόγους αναγνωσιμότητας να μην γράφετε λέξεις εξ ολοκλήρου σε κεφαλαία ή πεζά γράμματα.
- Γράψτε λέξεις με κεφαλαία γράμματα, κυριολεκτικά φωνάξτε στον παραλήπτη. Αυτό φαίνεται αγενές. Έτσι μην το κάνετε.
- Ωστόσο, το αντίθετο δεν είναι επίσης σκόπιμο: εάν γράφετε ολόκληρο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μικρά γράμματα, αυτό είναι λιγότερο φιλικό προς την ανάγνωση.
- Μπορεί επίσης να δώσει στον παραλήπτη την εντύπωση ότι στην πραγματικότητα δεν έχετε χρόνο για αυτόν. Αυτό θα μειώσει την καλή εντύπωση με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία CC με προσοχή
Η λειτουργία CC είναι χρήσιμη για την αποστολή ενός μηνύματος σε πολλά άτομα ταυτόχρονα. Όλοι οι παραλήπτες μπορούν να δουν τις διευθύνσεις που εισάγετε στο πεδίο CC. Αυτό ισχύει και για την επιλογή "Απάντηση όλων".
- Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε αυτό το πεδίο μόνο αν οι άνθρωποι είναι γνωστοί ο ένας στον άλλο. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συναδέλφους ή, κατά κανόνα, για φίλους.
- Εάν οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ορατές σε όλους τους άλλους παραλήπτες, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εξαγωγή επιχειρηματικών ή ιδιωτικών επαφών. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μείζονα προβλήματα εάν, για παράδειγμα, αποκαλύψει προμηθευτές ή πελάτες.
- Αντί της CC, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε καλύτερα τη λειτουργία BCC. Το BCC σημαίνει τυφλό αντίγραφο. Αυτό κρατά τον παραλήπτη ανώνυμο - μόνο εσείς, ο αποστολέας, γνωρίζετε το άτομο.
Περαιτέρω κανόνες συμπεριφοράς για την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Υπάρχουν μερικά ακόμα πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να σας βοηθήσουμε να επικοινωνήσετε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
- Κρατήστε τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα όσο το δυνατόν συντομότερα. Λάβετε πληροφορίες στο σημείο γρήγορα και συμπαγή.
- Δώστε προσοχή στην ορθογραφία. Ένα κείμενο γεμάτο λάθη σίγουρα δεν κάνει καλή εντύπωση.
- Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να χαλαρώσουν με τα emoticons ;-) ή :-( .Χρησιμοποιήστε τα μόνο αν γνωρίζετε καλά τον παραλήπτη.Με τους φίλους δεν είναι πρόβλημα.Στην επιχειρηματική αλληλογραφία, χρησιμοποιήστε τα emoticons με μεγάλη προσοχή.Εδώ πρέπει να είστε ο επιχειρηματικός εταίρος σίγουρα γνωρίζετε καλά.