Δεδομένα που συγχωνεύονται με το InDesign - πώς λειτουργεί
Εξοικονομήστε πολλή δουλειά και χρόνο όταν χρησιμοποιείτε δεδομένα που συγχωνεύονται στο InDesign. Σε αυτή την πρακτική συμβουλή, θα σας δείξουμε πόσο εύκολο είναι.
Δημιουργήστε αρχείο δεδομένων - έτσι θα λειτουργήσει
Τα δεδομένα που συγχωνεύονται με το InDesign σημαίνουν ότι συνδέετε ένα αρχείο προορισμού, όπως επαγγελματικές κάρτες, σε μια εγγραφή. Πρώτα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχείο:
- Μπορείτε να το κάνετε αυτό με οποιοδήποτε πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Excel ή το OpenOffice.
- Το αρχείο δεδομένων πρέπει να είναι τέτοιο ώστε οι ατομικές πληροφορίες όπως το επώνυμο, το όνομα, ο δρόμος, ο ταχυδρομικός κώδικας, η πόλη να βρίσκονται στην πρώτη γραμμή. Παρακάτω υπάρχουν οι αντίστοιχες εγγραφές δεδομένων, δηλαδή τα πρώτα ονόματα, τα επώνυμα κτλ.
- Κατά τη δημιουργία της εγγραφής δεδομένων, πρέπει πάντα να χρησιμοποιείτε το πλήκτρο καρτελών μέσα σε μια γραμμή για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος με τον οποίο το InDesign μπορεί αργότερα να αναγνωρίσει ότι πρόκειται για μια νέα λειτουργία.
- Όταν το σύνολο δεδομένων έχει ολοκληρωθεί, αποθηκεύστε το ως αρχείο TXT. Πρέπει να επιλέξετε "Διαχωρισμένο από καρτέλα" ή "Κλειστό κείμενο". Χρησιμοποιήστε το OpenOffice, αποθηκεύστε ως "Text CSV (.csv)", το οποίο δεν είναι παρά ένα αρχείο κειμένου. Στη συνέχεια, επιλέξτε "Tabulator" στο αναπτυσσόμενο μενού κάτω από το πεδίο "Διαχωριστής πεδίων". Μπορείτε με ασφάλεια να κάνετε κλικ μακριά τυχόν προειδοποιήσεις. Στη συνέχεια, μπορείτε απλά να αλλάξετε την επέκταση σε "txt" για το αποθηκευμένο αρχείο.
- Τώρα πρέπει να κλείσετε αυτό το αρχείο έτσι ώστε το αρχείο δεδομένων μπορεί αργότερα να συγχωνευτεί στο InDesign.
Δεδομένα που συγχωνεύονται με το InDesign - πώς λειτουργεί
- Τώρα ξεκινήστε το InDesign και ανοίξτε την ήδη προετοιμασμένη διάταξη.
- Μέσω του μενού "Παράθυρο -> Βοηθήματα -> Συγχώνευση δεδομένων" φτάνετε στο παράθυρο διαλόγου της συγχώνευσης δεδομένων.
- Εάν κάνετε κλικ στο σύμβολο μικρού βέλους στην επάνω δεξιά γωνία, ανοίγει το μενού περιβάλλοντος. Εδώ επιλέγετε "Επιλογή προέλευσης δεδομένων" και, στη συνέχεια, την προηγούμενη εγγραφή δεδομένων.
- Τώρα είναι σημαντικό να αντιστοιχίσετε τις κεφαλίδες που ορίζονται στο αρχείο δεδομένων στο έγγραφο InDesign. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε το εργαλείο κειμένου για να επιλέξετε το πεδίο στο έγγραφό σας InDesign και στη συνέχεια κάντε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί στο παράθυρο "Συγχώνευση δεδομένων", για παράδειγμα "Όνομα" στο InDesign και "Όνομα" στη συγχώνευση δεδομένων.
- Επαναλάβετε το βήμα 4 για όλες τις καθορισμένες κεφαλίδες. Στη συνέχεια, επιλέξτε "Δημιουργία συγχωνευμένου εγγράφου" στο παράθυρο συγχώνευσης δεδομένων και επιβεβαιώστε με "OK".
Με την ευκαιρία, από το CS6 μπορείτε να δημιουργήσετε ένα διαδραστικό PDF στο InDesign.