Δημιουργία ρόστερ στο Excel: ένας γρήγορος οδηγός
Με την αλλαγή του ωραρίου εργασίας, δεν είναι πάντα εύκολο να κρατήσετε μια επισκόπηση. Ένας απλός κατάλογος στο Excel μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος. Σας παρουσιάζουμε πώς μπορείτε γρήγορα να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα αλλαγής ή εργασίας με το Office 2010.
Η δομή του σχεδίου μετατόπισης
Το ρόστερ μας αποτελείται βασικά μόνο από τρία στοιχεία:
- Η κεφαλίδα, στην οποία αναφέρονται οι διάφοροι τύποι μετατόπισης και οι σχετικοί χρόνοι.
- Η πλευρική γραμμή με την ημερομηνία και την ημέρα της εβδομάδας
- Ο πίνακας στον οποίο εισάγετε τα αντίστοιχα επίπεδα.
Σχέδιο αλλαγής για τους εργαζόμενους
Αυτός ο κατάλογος προορίζεται κυρίως για εργαζόμενους που θέλουν να γράψουν τις μετατοπίσεις τους.
- Αν θέλετε να δημιουργήσετε έναν κατάλογο για τους υπαλλήλους σας, ακολουθήστε πρώτα αυτές τις οδηγίες.
- Στη συνέχεια, προσθέστε απλώς μερικές γραμμές κάτω από τις ημέρες της εβδομάδας - ανάλογα με τον αριθμό των εργαζομένων που εργάζονται ανά βάρδια.
- Στη συνέχεια, εισάγετε τα ονόματα των υπαλλήλων σας που θέλετε να αντιστοιχίσετε στις σχετικές βάρδιες.
1. Η μορφή του ημερολογίου εργασίας
Αρχικά, διαμορφώστε τις σειρές και τις στήλες σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας.
- Μεταβείτε στην κεφαλίδα της στήλης και κάντε κλικ στη στήλη Δ.
- Μετακινήστε το ποντίκι πάνω από το δεξί όριο γραμμής και σύρετε τη στήλη σε πλάτος 5 cm.
- Κάντε διπλό κλικ στο "σύμβολο μορφοποίησης" στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης του μενού "Έναρξη".
- Στη συνέχεια, διαμορφώστε τις στήλες F, H, J και L πλάτους 5 cm με τον ίδιο τρόπο.
- Αυξήστε τις στήλες E, G, I και K σε 15 cm το καθένα.
- Για τη στήλη M, επιλέξτε πλάτος 30 cm.
2. Ετικέτα την κεφαλίδα του ρόστερ
Εισαγάγετε τους τύπους βάρδιάς σας στην κεφαλίδα. Στο παράδειγμά μας, αυτό θα ήταν οι πρώιμες, ενδιάμεσες, καθυστερημένες και νυχτερινές βάρδιες. Αν έχετε λιγότερα ή περισσότερα στρώματα, απλά προσαρμόστε τα πεδία ανάλογα.
- Στην πρώτη σειρά ξεκινάτε με το κελί A1 και πληκτρολογήστε "Ιανουάριος" ή ένα άλλο μήνα εκεί.
- Κυττάρου Ε1: νωρίς
- Κελί G1: Μεταξύ
- Κύπελλο I1: αργά
- Κύτταρο Κ1: νύχτα
- Cell M1: σημειώσεις
- Στη δεύτερη σειρά, γράψτε τις αντίστοιχες ώρες γραφείου.
3. Διαμορφώστε τις χρονικές θυρίδες στο πρόγραμμα αλλαγών
Όπως συμβαίνει συχνά, υπάρχουν φυσικά πολλές επιλογές σχεδιασμού. Στο παράδειγμά μας επιλέξαμε δύο στήλες, κάθε μία από τις οποίες απαριθμεί την ημερομηνία και τη σχετική ημέρα της εβδομάδας.
- Κάντε κλικ στη στήλη Β στην κεφαλίδα του φύλλου εργασίας.
- Κάντε δεξί κλικ για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος.
- Επιλέξτε την επιλογή "Μορφοποίηση κελιών".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αριθμοί".
- Στην "Κατηγορία" επιλέξτε "Ημερομηνία".
- Στην ενότητα "Τύπος" επιλέξτε την πέμπτη καταχώρηση στη φόρμα "14.03.01".
- Επιβεβαιώστε την επιλογή σας με "OK".
4. Γεμίστε τις δύο στήλες του ρόστερ με τη ζωή
Στο επόμενο βήμα εισάγετε γρήγορα την ημερομηνία και την ημέρα της εβδομάδας.
- Στο πρώτο βήμα, κάντε κλικ στο κελί B4.
- Καταχωρίστε την ημερομηνία "01/01/14" εκεί.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μικρό τετράγωνο που βλέπετε κάτω δεξιά και κρατήστε πατημένο το κουμπί του ποντικιού. Σύρετε το ποντίκι μέχρι να εμφανιστεί η τελευταία ημέρα του μήνα.
- Η διαδικασία στο κελί C4 είναι σχεδόν ίδια. Κάντε κλικ στο κελί.
- Εισάγετε την πρώτη ημέρα της εβδομάδας - στην περίπτωση μας την Τετάρτη.
- Στη συνέχεια κάνετε το ίδιο με την ημερομηνία. Κάντε κλικ στο μικρό, μαύρο τετράγωνο και σύρετε τις ημέρες της εβδομάδας προς τα κάτω με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού πατημένο μέχρι το τέλος του μήνα.
5. Τέλος αγγίζει το ημερολόγιο εργασίας σας
Τέλος, μερικά οπτικά μέτρα όπως μέγεθος γραμματοσειράς, έντονη γραφή και καθορισμός της κορυφαίας σειράς. Χάρη στη σταθεροποίηση, εξακολουθείτε να βλέπετε την κεφαλίδα του σχεδίου αλλαγής, ακόμη και αν πρέπει να μετακινηθείτε προς τα κάτω. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες συμβουλές σχετικά με το θέμα "Γραμματοσειρές στο Excel" εδώ.
- Κάντε κλικ στην άκρη της γραμμής 1. Χρησιμοποιήστε τα σύμβολα στο επάνω μέρος του προγράμματος για να ορίσετε το μέγεθος γραμματοσειράς σε 14 και τολμηρά και να κεντράρετε το κείμενο.
- Στη γραμμή 2, ορίστε το μέγεθος γραμματοσειράς σε 12 και ευθυγραμμίστε το κείμενο στο κέντρο.
- Επιλέξτε την καρτέλα "Προβολή" στην κορυφή του προγράμματος.
- Κάντε κλικ στο στοιχείο μενού "Παράθυρο παγώματος".
- Επιλέξτε το "Freeze Top Line" από το μενού περιβάλλοντος.
Τώρα προσαρμόζουμε τα πλαίσια.
- Στη συνέχεια, σημειώστε τα κελιά από το Ε5 στο Κ4 και μέχρι τα Ε34 - Κ34.
- Πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικιού και κάντε κλικ στο "Μορφοποίηση κελιών" στο μενού περιβάλλοντος.
- Επιλέξτε την καρτέλα "Πλαίσιο".
- Επιλέξτε τον τύπο "Εσωτερικό" στην περιοχή "Προτιμήσεις".
- Επιβεβαιώστε με "OK".
- Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο [CTRL] και κάντε κλικ στις στήλες F, H, J και L.
- Μεταβείτε στο σύμβολο πίνακα στο μενού καρτελών και επιλέξτε "Δεν υπάρχει πλαίσιο".
6. Εισαγάγετε υπηρεσίες
Τώρα μπορείτε να εισάγετε τα στρώματά σας, για παράδειγμα γράφοντας στο X στο αντίστοιχο κελί. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο αντίστοιχο κελί και να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Πλήρωση κελιών" για να επιλέξετε ένα ωραίο χρώμα με το οποίο επισημαίνετε την υπηρεσία σας.
$config[ads_text6] not found- Στο παράδειγμά μας, επισημάναμε επίσης τις Κυριακές σε χρώμα για λόγους σαφήνειας. Για να το κάνετε αυτό, επισημάνετε τα αντίστοιχα κελιά και επιλέξτε ένα κατάλληλο χρώμα με το πλήκτρο "Συμπληρώστε τα κελιά".
Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ετήσιο ημερολόγιο αμέσως, απλά αντιγράψτε το νεοδημιουργημένο ημερολόγιο υπηρεσίας και τροποποιήστε τις δύο στήλες, την ημερομηνία και την ημέρα της εβδομάδας. Εδώ μπορείτε να μάθετε πώς να μετονομάσετε τα μεμονωμένα φύλλα εργασίας στην παρακάτω καρτέλα.