Outlook: Εκτυπώνει αυτόματα ορισμένα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Στο Outlook μπορείτε να εκτυπώσετε αυτόματα ορισμένα νέα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα σας δείξουμε πώς λειτουργεί.
Outlook: Εκτυπώνει αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανόνες για να καθοδηγήσετε το Outlook να στείλει αυτόματα ορισμένα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εκτυπωτή. Σε αυτό το σημείο μπορείτε επίσης να ορίσετε κριτήρια που αποφασίζουν για μια εκτύπωση:
- Για να ορίσετε αυτόν τον κανόνα, ανοίξτε το "Εισερχόμενα" και κάντε κλικ στο "Κανόνες" στην καρτέλα "Έναρξη" στην καρτέλα "Έναρξη" στην κορδέλα των πιο πρόσφατων εκδόσεων του Outlook, όπως το 2007 και το 2010, στη συνέχεια στο "Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων".
- Σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook, ανοίξτε την εντολή μενού "Εργαλεία | Κανόνες και ειδοποιήσεις".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Νέος κανόνας" για να ξεκινήσετε τον οδηγό κανόνων.
- Στην ενότητα "Δημιουργία κανόνα χωρίς πρότυπο", επιλέξτε την καταχώρηση "Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που έχω λάβει" και κάντε κλικ στο "Επόμενο".
- Στην επόμενη σελίδα, καθορίζετε τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί ένα εισερχόμενο μήνυμα για να εκτελέσει αυτόν τον κανόνα. Για παράδειγμα, μπορείτε να εφαρμόσετε τον κανόνα μόνο σε μηνύματα που απευθύνονται μόνο σε εσάς ενεργοποιώντας την επιλογή "η οποία μου στάλθηκε μόνο".
- Επιβεβαιώστε την επιλογή σας με το "Επόμενο". Εάν θέλετε το Outlook να εφαρμόσει τον κανόνα σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα, χρησιμοποιήστε το "Επόμενο" χωρίς να ενεργοποιήσετε εκ των προτέρων άλλες επιλογές. Στη συνέχεια, πρέπει να το επιβεβαιώσετε ξανά σε ξεχωριστό παράθυρο διαλόγου.
- Στην επόμενη σελίδα καθορίζετε τι πρέπει να συμβεί με το αντίστοιχο μήνυμα. Για να τα στείλετε απευθείας στον εκτυπωτή, ενεργοποιήστε την "εκτύπωση" τους. Μπορείτε επίσης να ορίσετε πρόσθετες ενέργειες. Τέλος, επιβεβαιώστε με "Επόμενο".
Προσθήκη εξαιρέσεων για αυτόματη εκτύπωση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τώρα έχετε την επιλογή να ορίσετε εξαιρέσεις:
- Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να μην εκτυπώνετε αυτόματες απαντήσεις τοποθετώντας ένα σημάδι μπροστά από το "εκτός εάν πρόκειται για αυτόματη απάντηση". Κάντε ξανά κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
- Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, δώστε στον κανόνα ένα σωστό όνομα όπως "Εκτύπωση μηνυμάτων αμέσως" στο "Βήμα 1: Εισαγωγή ονόματος κανόνα". Κάντε κλικ στο "Τέλος" για να το δημιουργήσετε τελικά. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένα σημάδι ελέγχου μπροστά από την επιλογή "Ενεργοποίηση αυτού του κανόνα".
Σημείωση: Συνιστάται ιδιαίτερα ο ορισμός των όρων και των εξαιρέσεων για τον κανόνα, ώστε να αποφευχθεί η περιττή αυτόματη εκτύπωση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των σχετικών απορριμμάτων χαρτιού. Επιπλέον, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια πρόσθετη ενέργεια για να μετακινήσετε ένα εκτυπωμένο μήνυμα από το "Εισερχόμενα" σε άλλο φάκελο, για να διατηρήσετε μια επισκόπηση. Συμβουλή: Εξηγούμε πώς να έχετε πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό πλήκτρων εδώ.